SaaS mit QuickBooks skalieren
OneVision Resources bietet Support und Serviceleistungen rund um die Uhr für Integratoren individueller Smart-Home-Lösungen und verbindet dabei Abonnementsoftware mit einem Marktplatz für wiederkehrende Dienstleistungen. Als das Unternehmen seine Strategie und sein Preismodell stärker auf wiederkehrende Umsätze ausrichtete, stieß das Team auf ein grundlegendes Problem: Die Umsatzdaten lagen in QuickBooks, doch über die eigenen Abonnementdaten konnte niemand mit Sicherheit sprechen.
Eine Gewinn- und Verlustrechnung war schnell erstellt – Fragen wie diese blieben jedoch offen:
- Wie hoch ist unser tatsächlicher Churn, und wann schlägt er wirklich zu?
- Wie viel unseres Wachstums ist wiederkehrend und wie viel einmalig?
We could run an income statement out of QuickBooks, but that's not the same as understanding your subscription business. We didn't have clear visibility into who was contributing to what, what our real churn was, or how our recurring revenue was growing versus total revenue. Our billing data wasn't wrong — but the more complex it got, the harder it was to keep it structured in a way that could answer those questions.
Joseph Kolchinsky, CEO und Gründer von OneVision, beschloss, das grundlegend zu ändern.
Gut für die Buchhaltung, ungenügend für SaaS-Transparenz
QuickBooks ist dafür gemacht, Rechnungen zu erfassen, Finanzberichte zu erstellen und eine korrekte Buchhaltung zu unterstützen. Entsprechend stellen die meisten SaaS-Unternehmen, die QuickBooks nutzen, Rechnungen ohne die Daten und Strukturen aus, die für eine verlässliche Berechnung von SaaS-Kennzahlen nötig wären.
Sobald man Tausende Kunden auf unterschiedlichen Plänen hat – und die Abrechnung nicht vollkommen einheitlich läuft –, werden die Daten schnell unübersichtlich. Joseph nahm sich vor, dieses Knäuel zu entwirren, um das Geschäft besser zu verstehen.
We've been a recurring revenue business for years, but we weren't measuring it with the precision that model demands. When you're proving to the world that you're a modern recurring revenue company, the details really matter. I had to put a stake in the ground on data accuracy.
Warum ChartMogul
OneVision setzte ChartMogul auf der über Stripe angebundenen Marktplatzseite des Geschäfts schon seit Jahren ein. Als Joseph andere Reporting-Lösungen prüfte, überzeugte ChartMogul vor allem aus einem Grund: Es übernimmt nicht nur Abrechnungs- und Umsatzdaten aus Stripe, sondern zieht auch die relevanten Kundenattribute mit ein.
Damit konnte OneVision Kunden anhand jener Merkmale segmentieren, die für das eigene Geschäft am wichtigsten sind – und Churn, Retention sowie die Entwicklung einzelner Kundengruppen viel genauer beobachten. Das Team nutzt diese Daten regelmäßig und weiß, dass sie für den Betrieb eines Marktplatzes in dieser Größe unverzichtbar sind.
Weil Joseph aus erster Hand erlebt hatte, wie ChartMogul komplexes Reporting und Analysen auf Kundenebene unterstützt, war der Test der QBO-Integration der logische nächste Schritt.
SaaSync: ein herausragender Implementierungspartner
Manche ChartMogul-Implementierungen sind tatsächlich in wenigen Klicks konfiguriert. Andere brauchen mehr Zeit, Energie und Sorgfalt, damit die Daten die Realität eines Abonnementgeschäfts abbilden – besonders, wenn der Ausgangspunkt ein Buchhaltungssystem wie QuickBooks ist.
Joseph beschreibt es so:
I hadn’t anticipated how difficult SaaS metrics are to do or to work with… I hadn't anticipated how difficult SaaS metrics are to get right. The SaaSync team actually told me that we were being more rigorous about it than most of their customers, and they found that refreshing. That gave me confidence we were doing this the right way.
Für OneVision bedeutete es, aus den Buchhaltungsdaten in QuickBooks eine abonnementfähige Struktur zu formen, um präzise Kennzahlen zu den wiederkehrenden Umsätzen zu erhalten.
Dazu arbeitete Joseph mit dem Team von SaaSync zusammen, um QuickBooks Online mit ChartMogul zu verbinden und Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen auf das Abonnement-Datenmodell von ChartMogul abzubilden. SaaSync stellt zusätzlich eine Prüfebene bereit, um unvollständige Transaktionen zu klären – damit die Daten, die in ChartMogul einfließen, korrekt, konsistent und auswertbar sind.
Während der gesamten Einrichtung wurde SaaSync zu einem echten Partner: äußerst reaktionsschnell, fachlich tief und jederzeit bereit, immer wieder nachzujustieren, wenn Sonderfälle auftauchten.
Der Lohn war vollständiges Vertrauen in die Zahlen. Joseph konnte seinen Abonnementkennzahlen endlich auf den Dollar genau vertrauen, sie vor Investoren und dem Board vertreten und OneVision wie ein modernes Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen führen.
Der neue Standard im Tagesgeschäft
Als das Fundament stand, wurde ChartMogul mehr als ein Reporting-Werkzeug. Es ist heute das System, mit dem OneVision das Geschäft steuert.
Joseph berichtet, dass heute jede Entscheidung zu Abrechnung oder Preisgestaltung mit einer Frage beginnt:
Whenever we discuss any kind of billing change, we first evaluate how it's going to flow into ChartMogul. That’s how important our metrics are to us; if we can't measure the impact on our subscription metrics, we're not ready to make the change.
ChartMogul ist auch über die Geschäftsführung hinaus in die Abläufe eingebettet. Customer Success analysiert damit Kohorten und Segmente über den Marktplatz hinweg. Die Führungsebene nutzt es Monat für Monat, um Retention, Umsatzbewegungen und die Entwicklung der wiederkehrenden Umsätze zu verstehen.
Am wichtigsten: OneVision weiß nun genau, was das Wachstum treibt – Neugeschäft, Churn, Contraction oder Expansion – und wohin sich jeder Dollar bewegt.
Wie die Zusammenarbeit mit ChartMogul aussieht
Diese Geschichte zeigt eine wichtige Wahrheit über Subscription Analytics: Das Schwierige ist nicht die Wahl des Tools, sondern die zugrunde liegenden Daten in Ordnung zu bringen.
Abrechnungsdaten von Abonnements sind unordentlich. Für viele Unternehmen setzt ein korrektes SaaS-Reporting echte Aufräumarbeit voraus: Buchhaltungsdaten umformen, eigene Zuordnungen bauen oder sich die Zeit für einen sauberen Neuaufbau nehmen, damit die Kennzahlen das tatsächliche Abonnementgeschäft abbilden.
Genau das hat OneVision getan. ChartMogul lieferte die nötige Tiefe im Reporting und in der Segmentierung, während SaaSync die Normalisierungsarbeit für ein QuickBooks-basiertes Geschäft übernahm.
OneVision hat sich nicht für ChartMogul entschieden, weil Subscription Analytics einfach ist. Sondern weil es schwer ist, sie richtig zu machen – und ChartMogul eine der wenigen Plattformen ist, die für diese Realität gebaut wurden.