Wat is Teamwork?
Teamwork heeft één missie: teams over de hele wereld “efficiënt, georganiseerd en gelukkig” maken.
We’re not just providing a (set of) product(s), we want to provide a solution to a business problem.
En dat probleem is het organiseren en managen van teams — vaak verdeeld over meerdere locaties en tijdzones.
Klanten van Teamwork kunnen 5 afzonderlijke producten gebruiken om hun werk te organiseren en beter te presteren:
- Projects is het vlaggenschip en helpt van kleine teams tot grote ondernemingen bij project- en werkbeheer;
- Desk geeft teams grip op hun gesprekken met klanten;
- Chat is een tool voor interne, synchrone communicatie;
- Spaces laat teams interne documentatie uploaden en delen;
- CRM is een salespipeline-tool voor mensen die van e-mail en Excel komen.
Het team bestaat uit meer dan 250 mensen, verdeeld over 8 kantoren, en ongeveer een kwart werkt op afstand.
We spraken met Ryan Mesches, die het Partner Program van Teamwork leidt, over hoe hij ChartMogul gebruikt om het programma te managen en de bijdrage aan het resultaat van het bedrijf aan te tonen.
Het Partner Program van Teamwork
Het Partner Program is er om een deel van de onboarding, training en enablement binnen de organisaties die voor Teamwork kiezen op zich te nemen.
Ryan vertelt dat grotere organisaties doorgaans wat extra hulp verwachten om met de producten van Teamwork te beginnen.
Misschien gebruiken ze verouderde software die een koppeling op maat en/of datamigratie vraagt. Of ze hebben hulp nodig om bestaande interne processen af te stemmen op wat de producten van Teamwork kunnen.
In die gevallen stapt het customer success-team in en helpt het nieuwe klanten op weg. Partners voegen daar een extra laag aan toe, wat goed past bij bedrijven met een bijzondere inrichting of specifieke maatwerkwensen.
Een typische partner is bijvoorbeeld OneMotion. Klanten van Teamwork werken met OneMotion samen voor zaken als:
- een proces opzetten om te migreren naar de productsuite van Teamwork en die te gebruiken;
- draagvlak krijgen bij het management om het hele bedrijf over te laten stappen op de nieuwe set tools;
- en tot slot het team trainen in het gebruik van de nieuwe software.
Het Partner Program van Teamwork kent 3 hoofdvormen: sales-, enablement- en technologiepartnerschappen. Sommige partners (zoals OneMotion hierboven) bieden een mix van alle 3, maar de focus ligt met afstand op partners die nieuwe klanten helpen het meeste uit de producten van Teamwork te halen.
Teamwork brengt klanten in contact met partners omdat dat helpt bij de retentie en expansie van die gebruikers. Klanten die aan een partner zijn gekoppeld, hebben een hogere LTV en churnen minder vaak.
In 2020 willen Ryan en het team het Partner Program uitbreiden en ook als acquisitiekanaal inzetten.
Zoveel vertrouwen in de effectiviteit van het Partner Program was niet mogelijk geweest zonder een betrouwbare manier om de prestaties te meten.
De uitdaging: de impact van het Partner Program meten
In de beginperiode van het programma wisten Ryan en het management wel dat partners resultaat opleverden, maar was het moeilijk om precies aan te geven wat de impact op het bedrijfsresultaat was.
Vóór ChartMogul trok Ryan data in Excel en probeerde hij die te matchen met klanten en partners om aan te tonen dat het programma werkte. Doordat de data op zoveel verschillende plekken “leefde”, was een trackingmodel bouwen bijna onmogelijk, waardoor de cijfers die Ryan presenteerde moeilijk te vertrouwen waren.
Each week, I would share how many “introductions” we’ve made, i.e. how many customers we sent to our partners, and people from the team would say “That’s great, but why is it important?”
Alle cijfers stonden op verschillende plekken — Excel, de CRM-tool, zelfgebouwde trackingoplossingen — en Ryan was veel tijd kwijt om ze steeds bij te werken. Daarbij kwam er met een nieuwe CFO en Sales Director een gestage stroom vragen op Ryan af over de cijfers en over de effectiviteit van het programma waarvoor hij verantwoordelijk was.
I knew that constantly compiling numbers and answering questions about them wasn’t an efficient use of my time.
Hij had een betere manier nodig om het effect van partnerschappen te meten en te presenteren, en ChartMogul gaf hem daarvoor een eenvoudige en betrouwbare oplossing.
De oplossing: ChartMogul geeft Teamwork één single source of truth
Ryan vertelt dat de overstap naar Stripe voor geautomatiseerde facturatie en Worldpay voor facturen op maat Teamwork in staat stelde de facturatiedata op te schonen en te stroomlijnen in ChartMogul.
Daardoor kan hij ook beter volgen en begrijpen welk effect partners hebben.
Elke week logt Ryan in op ChartMogul en zet hij een eigen tag op alle klanten die met een bepaalde partner werken.
Zo kan hij die klanten vergelijken met klanten die nooit aan een partner worden gekoppeld — niet alleen bij de eerste verkoop, maar ook in hoe ze in de loop van de tijd groeien.
Ryan richt zich nu op een metric die hij “Partner Retained ARR” noemt: ARR van klanten die met een enablement-partner werken.
Dat cijfer bijhouden in ChartMogul is bijzonder eenvoudig: ze hoefden alleen een segment te maken op basis van de tag “Enablement partners” die Teamwork in hun account heeft.
Ryan rapporteert dus één cijfer in zijn weekrapport, dat rechtstreeks uit ChartMogul komt — zonder extra knip- en plakwerk.
Ryan geeft toe dat zijn werk veel moeilijker zou zijn als de rest van het team de cijfers niet vertrouwde. Gelukkig is er draagvlak op C-level en behandelt iedereen in het bedrijf ChartMogul als de single source of truth voor omzetdata.
Ryan kijkt nog steeds naar cijfers op hoofdlijnen, zoals het aantal introducties, hoeveel partners ze in hun ecosysteem hebben en de prestaties per salesmedewerker. Maar die cijfers geven vooral wat extra kleur en inzicht bij wat ze al over hun Partner Program weten uit de belangrijkste abonnementsdata.
Af en toe krijgt Ryan nog een vraag van collega's:
Now I can just respond by sending them a link to the respective report in ChartMogul. That doesn’t just make my life easier — it also helps them understand how our business is doing.
Het resultaat: ChartMogul laat geen twijfel bestaan over de waarde van het Partner Program
Ryan stapt de weekmeetings nu met veel meer zelfvertrouwen binnen. In plaats van te praten over zijdelingse metrics zoals het aantal introducties, kan hij harde cijfers laten zien over hoe partners het resultaat van Teamwork beïnvloeden.
Daarnaast experimenteert hij met het bijhouden van klant-ARR per partner en brengt hij dat inzicht mee naar managementoverleggen. Zo kan hij uitleggen waarom er zoveel tijd naar een bepaalde partner gaat.
ChartMogul gebruiken bespaart Ryan ook veel tijd:
Every time I get into a customer profile and see all the movements, I realize it would have been a nightmare trying to track it on my own.
Volgende stappen: automatisering en dieper inzicht
Ook al helpt deze opzet Ryan goed bij het managen van het Partners Program van Teamwork, hij geeft openlijk toe dat het bepaald niet perfect is.
Daarom heeft Ryan al mogelijke verbeteringen en optimalisaties in kaart gebracht.
Zo zit er in de huidige opzet nog behoorlijk veel handwerk: elke vrijdag gaat Ryan ChartMogul in om klanten te taggen die aan een partner zijn gekoppeld of door een partner zijn doorverwezen.
Hij weet dat dit vrij eenvoudig te automatiseren is, bijvoorbeeld met Zapier. Maar voordat ze dat kunnen doen, moeten ze een paar dingen aan hun backend aanpassen.
Een andere verbetering die Ryan wil doorvoeren, is beter begrijpen hoe partners de LTV van klanten en hun neiging om te churnen beïnvloeden. Daarvoor experimenteert hij met de segmentatiefuncties van ChartMogul om (groepen) vergelijkbare klanten te vinden waarbij het enige verschil is of ze wel of niet aan een partner zijn gekoppeld.
Ryan denkt dat Teamwork daarmee het effect van het programma echt kan doorgronden, zodat hij, zodra ze klaar zijn om marketing en sales ops uit te breiden, kan aantonen dat het programma dat hij leidt bijdraagt aan het resultaat van het bedrijf.
ChartMogul is niet alleen voor de CEO en de CFO
De ervaring van Ryan laat zien dat elk team of elke afdeling in een abonnementsbedrijf met ChartMogul kan werken.
Op het eerste gezicht is het een slimme, snellere manier om data te verzamelen en te analyseren.
Maar wie verder kijkt, ziet dat Ryan en zijn team unieke inzichten opdoen die ze met een spreadsheet nooit zouden hebben.
Kunnen zien hoe de relatie van klanten met je bedrijf zich in de loop van de tijd ontwikkelt, geeft je diep inzicht in je business.
Voor Teamwork gaat het om veel meer dan alleen cijfers bijhouden: het gaat om onderbouwde beslissingen over hun business.